Как раздвинуть границы времени: уроки тайм-менеджмента

01 июля 2015

Лето – трудное время. То один, то другой коллега уезжает, чтобы понежиться на солнышке, и мысли поневоле то и дело принимают нерабочее направление. Но особенно тяжело приходится перед собственным отпуском, когда внезапно оказывается, что за оставшуюся неделю нужно доделать множество дел.

Советы специалиста

У специалистов по тайм-менеджменту есть готовые рецепты для таких случаев. Бизнес-тренер компании «Евросеть» Сергей Козлов рекомендует первым делом исключить все поглотители времени.

«Каждые 15 минут записывайте то, что делаете в этот момент. Вечером проанализируйте свой рабочий день, посмотрите, где потерялись 2-3 часа рабочего времени. Утром пили кофе 20 минут, обсуждали новый фильм или просто зевали в монитор, собираясь с мыслями. Исключите все поглотители, уберите рутину и бесполезные дела из своего обычного дня и времени станет больше!», - уверяет бизнес-тренер.

При этом Сергей Козлов рекомендует учитывать свои биоритмы и планировать самые важные дела на период своей наибольшей активности. А время спада использовать для менее срочных и не таких важных задач. И еще один совет от специалиста: включить трехмерное мышление. Если глобальную задачу разбить на этапы, работа пойдет быстрее, ведь промежуточного финиша достичь проще. А удовлетворение от выполнения мини-цели позволит быстрее двигаться дальше. А что на практике?

Мы попросили специалистов и руководителей различных компаний поделиться своим опытом по планированию времени. 

Светлана Феоктистова,
специалист по маркетинговым коммуникациям кадрового холдинга АНКОР


Мой пример касается тайм-менеджмента в условиях удаленной работы. Много раз в своей жизни я нарушала установленные дедлайны. Не умела планировать, часто откладывала объёмные важные задачи на последний момент и плохо расставляла приоритеты в целях. Теперь электронный ежедневник – моё всё. Постоянно работаю с ним, могу в любой момент откорректировать намеченный план или перекинуть менее важные задачи на другой день. У меня почасовое планирование. Сейчас я точно знаю, сколько времени уходит на выполнение той или иной задачи.

Еще один важный урок – я поняла, что нельзя придаваться панике, даже если задач много, они продолжают поступать, а все сроки уже прошли. Можно договориться об отсрочке, пересмотреть текущий план и не браться за работу, которую можно переадресовать другому сотруднику.

Ни в коем случае нельзя работать без отдыха. У меня есть особенность – увлечься и работать без перерыва несколько часов. Кажется, что так успеваешь больше, но это самообман. Как только я попробовала каждый час намерено отвлекаться на отдых – желательно отходить от компьютера вообще, моя продуктивность значительно возросла. Мне очень хорошо помогают физические упражнения, например, отжимания или приседания.

Но при этом не стоит отвлекаться на пожирателей времени – пустые разговоры с коллегами, которым нечем заняться, «залипание» в соцсетях и прочее, если эти действия занимают более 15 минут вашего времени и не приносят нужного вам удовольствия и ощущения отдыха.

Максим Булатников,
генеральный директор компании «Электромонтаж»


У меня постоянная проблема со временем, но, к сожалению, уроки тайм-менеджмента оказались для меня бесполезными – в силу специфики работы. Дело в том, что наша компания регулярно участвует в различных тендерах, а это предполагает авральную работу накануне проведения конкурса. Тут уж как ни планируй – все равно стандартных 8-ми часов в день на подготовку документов не хватает – всем сотрудникам приходится оставаться сверхурочно. 

Елена Челокиди,
руководитель компании «Студия Коучинга»


Меня как руководителя часто затягивает текучка – совещания, встречи, переговоры. А проработку стратегически важных задач зачастую откладываю на потом, ведь у них нет определенного срока. И только мой опыт коуча помогает «вытянуть себя за косичку», приподняться над плотным графиком встреч и осознать, что мне действительно важно сейчас решить для средне- и долгосрочного развития.

Для себя я решила эту задачу просто – я декларирую дату публичного анонсирования стратегии или новых направлений деятельности и вот уже задача переходит в разряд текущих и вписывается в график.

Анна Федорова
дизайнер компании «Стиль»


Я человек творческий, и поэтому планирование времени для меня – больной вопрос. Очень сложно соблюдать сроки, когда многое зависит от вдохновения. Иногда бывает - неделю ничего не выходит, а потом приходит в голову идея, пара часов – и проект готов. Но я взяла на вооружение советы по тайм-менеджменту для рутинной части своей работы. Я определяю для себя фронт работ на сегодня и стараюсь все выполнить. Но здесь очень важно правильно рассчитать свои силы и не напланировать больше, чем можно успеть.

Ирина Попова,
копирайтер


С тайм-менеджментом у меня особые отношения. В свое время я прочитала кучу книг и многие советы попыталась применить на практике. Что касается пресловутой «лягушки», которую надо «съесть с утра» - здесь совет оказался дельным. Действительно, когда сделаешь самое неприятное в первую очередь, дальше дело идет веселее. Делить большую работу на этапы тоже оказалось неплохой идеей. А вот по поводу «поглотителей времени»… Тут я оказалась в заложниках собственной специальности. Мне по долгу службы нужно постоянно сидеть в Интернете, в том числе – в соцсетях. И отделить работу и простое «зависание» порой очень сложно. Кофе я пью прямо за компьютером, с коллегами не болтаю, но время постоянно утекает, как песок сквозь пальцы.

Екатерина Сухорученкова,
JOB.RU

Подробнее в источнике на http://www.job.ru/seeker/career/article/47716-kak-razdvinut-granitsy-vremeni-uroki-tajmmenedzhmenta.html